Wie du deine Kundinnen auf ein Shooting für dokumentarische Familienfotografie vorbereitest

… und durch die richtige Kommunikation ihre erwartungen lenkst und sie glücklich machst

Ist es nicht ein wundervolles Gefühl, sich mit einer Familie gemeinsam auf ein Shooting zu freuen und dieses vorzubereiten?

Ich selbst gehe darin immer sehr auf, bin super gespannt darauf, schon vor dem Shooting viel über die Familie und die Kinder zu erfahren, um ihre Wünsche und Erwartungen nach dokumentarischen Fotos ihres Miteinanders und Füreinanders kennenzulernen und mich auf sie einzustimmen.

Heute weiß ich, wie ich mich und „meine Familien“ auf das Shooting einstimme.

Aber dafür musste ich lernen was genau ich den Kund*innen erzähle, damit beide Seiten am Ende auch wirklich glücklich aus dem Shooting rausgehen.

Durch die Onlinekurse, die ich zusammen mit Chiara Doveri gebe, weiß ich, dass viele andere dokumentarische Fotografinnen sich mehr Klarheit für die Shooting-Vorbereitung wünschen. Und das liegt auch daran, dass dokumentarische Familienfotografie einfach nicht wie “normale” Fotografie funktioniert.

Daher möchte ich hier meine fünf wichtigsten Tipps in puncto Einstimmung und Vorbereitung auf ein Fotoshooting für dokumentarische Familienfotografie mitgeben. Ich freue mich, wenn ich dich und andere (angehende) selbstständige Fotografinnen damit unterstützen kann.

Mach deine Website zum aushängeschild für dokumentarische Familienfotografie

Die Kommunikation zwischen unseren Kund*innen und uns beginnt meistens mit der Website. Seitenbesucher schauen sich um und verschaffen sich einen Eindruck von uns, unserer Arbeit, unserem Stil.

Spiegelt unsere Website nicht unseren dokumentarischen Ansatz wider, kommen leicht Missverständnisse auf.

Ich habe das von Kolleginnen immer wieder gehört, dass Kund*innen während des Shootings ganz verwirrt waren, weil die Fotografin die Familie nicht anleitete, nicht ständig mit ihr sprach und sie motivierte, Kinder und Eltern zum Lachen brachte oder in eine möglichst vorteilhafte Pose dirigierte.

Du kannst dem entgegenwirken, indem du zum Beispiel:

die dokumentarische Fotografie auf deiner Seite erklärst
Kundenstimmen einbindest, die von deiner Arbeit und den Shootings berichten
zahlreiche Bilder für deine Arbeit sprechen lässt

Mein Tipp: Erkläre unbedingt auf deiner Über Mich-Seite, wie du zur dokumentarischen Familienfotografie gekommen bist und warum du diesen Stil, diese Philosophie gewählt hast, um besondere Familienmomente festzuhalten.

Beleuchte deinen künstlerischen Ansatz und sprich auch gern über den Unterschied zur weit verbreiteten Lifestyle-Fotografie.

Denn meine Bilder mögen den Leuten gefallen, doch wie die Aufnahmen von Kindern und Eltern entstehen, wie ich für eine entspannte Situation sorge, wissen die Mütter oder Väter oft noch nicht.

Sei klar in deinem Angebot auf der Website

Die Erfahrung hat mich gelehrt: Je präziser wir als Fotografinnen für dokumentarische Familienfotografie oder auch Geburtsfotografie auf unserer Website unser Angebot darstellen, desto weniger Missverständnisse gibt es bei Shootings.

Ich bin daher dazu übergegangen, nicht nur Preise komplett transparent zu machen, sondern hier durch die Leistungsbeschreibung schon einmal zu verdeutlichen, wie ich arbeite. Und ich erkläre direkt im Angebotsbereich die dokumentarische Familienfotografie noch einmal genau.

Das ist meiner Meinung nach wichtig: Denn meine Bilder mögen den Leuten gefallen und genau diese Art Bilder wollen sie für sich. Doch wie die Aufnahmen von Kindern und Eltern entstehen, wie ich für eine entspannte Situation sorge und was das „Geheimnis“ der dokumentarischen Familienfotografie ist, wissen die Mütter oder Väter, dich mich buchen wollen, oft noch nicht. Und dann fragen sie mich doch nachher: „Was sollen wir anziehen?“ oder „Sollen wir die Möbel noch etwas umstellen?

Durch E-Mails die basis für gelungene Familien-Shootings und glückliche Kund*innen schaffen

Jetzt kommen wir zu einem Punkt, der wirklich, wirklich super wichtig ist für eine gelungene Kommunikation mit deinen Kund*innen. Ein Punkt der so einfach klingt und doch so oft unter den Tisch fällt. Ein Punkt, der genau dazu führt, dass die Erwartungshaltung deiner Kund*innen perfekt mit deiner Art zu fotografieren übereinstimmt und beide Parteien – du und sie – voll Vorfreude und Gelassenheit in das Shooting gehen. Denn alles ist klar.

Die Rede ist von E-Mails.

Schreibe E-Mails, die deine Kund*innen von der Erstanfrage bis zur Buchung komplett an die Hand nehmen und sie mit dir, deiner Arbeit und der dokumentarischen Familienfotografie vertraut machen.

Darin sollten natürlich alle Fakten festgehalten werden (Wann und wo findet das Shooting statt, wer ist dabei? Wo treffen wir uns? Welches Shooting-Paket möchtest du buchen?…), aber auch die Wünsche deiner Kund*innen für das Shooting.

Stelle dir diese E-Mails wie ein liebevolles Warm-up zwischen dir und deinen Kund*innen vor: Hier beschreibst du, warum du nicht anleitest, warum du die Familien nicht posierst und warum es okay ist, wenn der Hund durchs Bild läuft und der Marmeladenklecks auf dem frisch angezogenen Hemd landet.

Gut formulierte E-Mails öffnen die Vorstellungskraft deiner Kund*innen und erleichtern ihnen zu verstehen, wie ein dokumentarisches Shooting mit dir abläuft und motivieren sie auch, selbst zu formulieren, was sie sich für echte Erinnerungen wünschen.

So gut vorbereitet, bleiben Missverständnisse aus, es entstehen entspannte Shootingstunden und als Ergebnis wirklich dokumentarische Fotos, die die Eltern mit ihren Kindern so widerspiegeln, wie sie sind.

Klingt eigentlich ganz logisch und leicht. Ist es aber gar nicht. Denn die richtigen E-Mails zu schreiben, setzt eine gewisse Erfahrung im Umgang mit den Kund*innen und ihren Erwartungen voraus.

Da Chiara und ich immer wieder von unseren Kursteilnehmer*innen und Coachees gefragt werden, welche Formulierungen wir nutzen, haben wir eine komplette, vorformulierte E-Mail-Serie von der ersten Anfrage über die Buchung bis hin zum Rechnungsversand für dich entworfen.

Die E-Mail-Vorlagen sind professionell getextet und enthalten alle wichtigen Aspekte, Absprachen und Informationen, die deine Kund*innen brauchen, damit sich die Zusammenarbeit reibungslos und zufriedenstellend gestaltet und niemand verunsichert, verwundert oder gar unzufrieden ist.

Jede einzelne Vorlage kannst du (mit unseren integrierten Vorschlägen) ganz persönlich an dich und dein Business anpassen, sodass jede E-Mail wirklich individuell wird und sie ganz nach dir klingt.

Und natürlich sparst du viel Zeit, da du anhand unserer Struktur die E-Mails schnell schreiben und ergänzen kannst mit den Hinweisen zu deiner Arbeitsweise und den Shooting-Terminen.

Wenn die schriftliche Kommunikation zwischen dir und deinen Kund*innen noch nicht ganz rund ist, du hin und wieder einmal aus dem Shooting gehst und denkst: „Das hätte besser laufen können, es gab noch so einige – unausgesprochene – Mißverständnisse“ – oder du vielleicht noch gar keine E-Mails verfasst hast, dann sind unsere anpassbaren E-Mail-Vorlagen genau richtig für dich.

Ein Telefonat, das Vertrauen schafft

Wenn du magst, kannst du natürlich auch mit jeder Familie, die du fotografieren wirst, telefonieren oder dich mit Vater und Mutter in einer kurzen Video-Konferenz treffen. Hier klärt ihr alles rund ums Shooting (z.B. Datum, Uhrzeit, Ort) und tauscht die wichtigsten Kontaktdaten aus. Und du erläuterst noch einmal genau, wie das Shooting ablaufen wird bzw. wie nicht.

Dieser Weg eignet sich wunderbar, wenn du bereit bist, noch einmal Zeit zu investieren. Ich persönlich gehe einen anderen (den der Mails, wie oben beschreiben), denn ich habe folgende Erfahrungen gemacht:

Auch wenn ich es eingehend erkläre, kommt es immer wieder vor, dass die dokumentarische Familienfotografie doch mit der Lifestyle-Fotografie in einen Topf geworfen wird. Das Ergebnis: Die Familien gehen mit einer Erwartung in das Shooting, die ich gar nicht erfüllen will oder kann. Durch meine Anleitung in den E-Mails aber bleiben diese Missverständnisse aus.

Diese Telefonate oder auch Video-Konferenzen nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Viel Zeit, die ich als Mutter und Selbstständige nicht immer geben kann und will. Und vor allem müsste ich diese Zeit eigentlich wieder über den Shooting-Preis abrechnen. Aber das ist nicht meine Art und deshalb bliebe ich dann auf diesem unbezahlten Posten sitzen.

Die Verträge nicht vergessen

Zu guter Letzt muss und möchte ich auch noch einmal darauf hinweisen, dass du trotz glatter Kommunikation von Website über Angebot, E-Mails und/oder Telefonaten bzw. Videokonferenzen immer auch auf einen Vertrag für jedes gebuchte Shooting bestehen solltest. Keiner der vorangegangen Punkte ersetzt diesen einen sehr wichtigen, der tatsächlich die Basis dafür ist, dass beide Seiten mit einem sicheren Gefühl in ein Shooting gehen.

Vermutlich geht es dir wie mir und alles in dir wehrt sich gegen einen Vertrag, richtig? Schließlich bist du Künstlerin, die Zusammenarbeit mit deinen Kund*innen ist doch oft so nett und fast familiär. Ja, aber … um dich und deine Kund*innen abzusichern brauchst du einfach einen Vertrag. Das habe ich für mich längst erkannt.

Und weißt du was:

Mir fällt es viel leichter, über diese Verträge nicht persönlich oder telefonisch mit meinen Kund*innen zu sprechen, sondern sie ganz selbstverständlich per E-Mail zu versenden – eingebettet in eine erklärende E-Mail-Serie, die dann sanft und logisch den Weg zu einer schriftlichen Besiegelung der Zusammenarbeit ebnet.

Und da meine Kund*innen durch diese ersten E-Mails bereits wissen, wie ich arbeite und wofür ich stehe, habe ich noch nie einen negativen Kommentar zu den Verträgen gehört.

Wenn du dich hier wiedererkennst, dann schau dir meine und Chiaras E-Mail-Vorlagen doch gern an. Wir freuen uns, wenn wir dir damit zu einer entspannten und glücklichen Zusammenarbeit mit deinen Familien ein kleines bisschen beitragen können.